Excel 與 PowerBI 協作的第一步

常有人問 Excel 匯入到 PowerBI 有什麼技巧?

會這樣問的人，可能是發現在實務中，因為大家工作繁忙，所以常常將 Excel 的用途給無限提升。有人直接用 Excel 當做週報格式、有人用來繪製課表、有人用來編寫個人收支計劃。是故常常有許多 Excel 的資料其實是不適合/無法匯入 PowerBI。

 

在此我們舉一個最簡單的範例，假如我們有以下的資料。在匯入 PowerBI 前我們先將其轉換為 Table 格式。如果能順利轉換成 Table 的格式，保證 100%可以匯入 PowerBI

 

 

將資料全選後( Ctrl + A) 在 Excel 的插入 → 表格 (Table)

轉變成如下表，藍白相間的格式。至此，打完收工。

 

 

轉換為 Table 格式後的資料有什麼特點呢? 或者需要什麼樣的前提?

( ROW : → , Column: ↓，因為行列的表示法，台灣與中國日本剛好翻譯相反，故我通常不用以避免 GOOGLE 資料時搞得自己混亂異常)

1. 一組 ROW 就是一筆資料(例如：編號1的這一位，他就是畢業於土木系，年齡是23歲)
2. 一組 Column 就是相同屬性的資料(例如：年齡這個欄位放的都是數字)
3. Table 中間不能夾藏一組空白的資料(例如：原始資料中，你如果把第5筆資料給完整刪掉，將轉換成 Table時只會有前面4筆資料)
4. 一定要有欄位名稱(例：「年齡」這個位於C1 欄位變數名稱一定要有，因為這關於後續匯入 PowerBI 的作業
5. 儲存格可以有空白(例：如果編號14尚未提供年齡資訊，該儲存格為空白是可以接受的)
6. 千萬不可以在要轉成 Table 的資料中有合併儲存格!!!

 

其實 Table 的概念是從資料庫中借過來的，如果有使用過資料庫軟體的經驗，就會發現 Table 非常類似資料庫中的資料表(Table)；此處台灣微軟將其翻譯為表格(Table)可能是為了讓使用者不感到害怕，但缺點就是其實很多進階的使用者會將其與一般的表格給搞混。

再者最近在 R 中揭起了 Tidy Data 的風潮，而 Excel 中的 Table 基本上也符合 Tidy Data 的要求；Tidy Data 指的是什麼呢?

 

1. Each variable forms a column.
2. Each observation forms a row.
3. Each type of observational unit forms a table.

有沒有與 Excel Table 的要求很接近呢?

 

當你在 Excel 後設定好 Table 後，其實對於你資料分析相關的作業都會變得非常方便。例如：排序、製作樞紐分析圖表…等等。